APRILE TEMPO DI ASSEMBLEA E BILANCI: le buone pratiche per le ASD  

In quattro mosse come rispettare il  principio di democraticità richiesto dall’art. 90 L.289/02 e dall’art.148 comma VIII t.u.i.r.

di Biancamaria Stivanello, avvocato del foro di Padova

Si avvicina il momento dell’anno più importante per gli adempimenti interni a rilevanza esterna per le associazioni sportive dilettantistiche : quando l’esercizio è solare – da gennaio a dicembre, come nella gran parte dei casi – il 30 aprile 2019 rappresenta di solito il termine per l’approvazione del rendiconto annuale chiuso al 31 dicembre 2018.

Perché di solito? E come verificare la durata dell’esercizio solare?

La risposta a queste e a molte altre domande sul come fare, viene innanzitutto dallo statuto.

1. Il primo passo consiste dunque nella scrupolosa rilettura dello statuto sia per verificare il recepimento dei contenuti formali imposti dall’art. 90 L.289/02 (necessari per acquisire lo status di ASD e l’iscrizione al Registro Coni) e dall’art.148 comma VIII, necessari  per poter beneficiare  dell’agevolazione sulla defiscalizzazione dei corrispettivi specifici (incassi di quote per corsi, abbonamenti, stage, gare e simili da parte di soci, associati e tesserati in diretta attuazione delle finalità istituzionali).

In sintesi i contenuti delle clausole possono riassumersi come segue:

a)divieto di distribuzione diretta e indiretta di proventi, utili, avanzi di gestione durante la vita dell’associazione, obbligo di devoluzione del patrimonio secondo le modalità indicate dalle norme in caso di scioglimento e intrasmissibilità della quota ;

b)effettività del rapporto associativo, con espressa esclusione della temporaneità del rapporto associativo;

c)diritto di voto, per i maggiori di età, secondo il principio del voto per testa, per l’approvazione e le modificazioni dello statuto e del regolamento, per la nomina del consiglio direttivo, liberamente eleggibile e, annualmente,  per l’approvazione del rendiconto economico finanziario;

1. d) idonee forme di pubblicità delle convocazioni assembleari, delle deliberazioni e dei rendiconti.

Non è sufficiente che tali clausole siano recepite negli statuti ma è assolutamente necessario che vengano nel concreto poste in essere e rispettate,  mediante l’adozione di buone pratiche idonee a comprovare la natura associativa e partecipativa del sodalizio.

2. Il secondo passo è la predisposizione e approvazione del rendiconto in seno al consiglio direttivo e la fissazione dell’assemblea ordinaria annuale per consentirne l’approvazione nei termini fissati. Lo statuto indica la durata dell’esercizio sociale e il termine per l’approvazione del rendiconto annuale (se il termine non dovesse essere indicato si considerano quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio).
3. Il terzo passo è di fondamentale importanza e riguarda la convocazione dell’assemblea ordinaria.

ordine del giorno

Il consiglio direttivo, con apposita delibera, fissa data, luogo e ora per la prima e per la seconda convocazione e l’ordine del giorno che dovrà comprendere la relazione del presidente sulle attività svolte, l’approvazione del rendiconto economico finanziario, l’approvazione del preventivo se previsto nello statuto, la programmazione delle linee generali di intervento per la prossima stagione, varie ed eventuali.

Alla scadenza del consiglio direttivo – ogni tre o quattro anni o secondo la eventuale diversa durata prevista nello statuto – va inserito, con ulteriore punto all’ordine del giorno, il rinnovo delle cariche, che può tenersi contestualmente nella medesima assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio, salvo che lo statuto non preveda termini diversi.

Il luogo dell’assemblea deve essere idoneo ad accogliere, potenzialmente, i soci aventi diritto a partecipare: è da escludere quindi  l’abitazione del presidente o un piccolo ufficio, mentre andranno bene la sede della palestra o una sala capiente di cui a.s.d. possa avere la disponibilità anche in via temporanea o un locale pubblico capiente dove eventualmente sia possibile abbinare l’assemblea alla classica cena sociale, in modo anche da favorire la massima partecipazione dei soci (e purché i due momenti siano ben distinti quanto a orari e partecipanti). La sede dell’assemblea riportata a verbale deve corrispondere alla sede indicata nella convocazione.

Il consiglio direttivo -se non vi ha provveduto prima- dovrà anche procedere alla revisione e all’aggiornamento del libro soci per verificare e individuare gli aventi diritto alla partecipazione e al voto in assemblea in base alle regole previste dallo statuto, in modo da poter adeguatamente predisporre le convocazioni ed eseguire le verifiche sul numero dei presenti in assemblea per attestarne la validità.

forme di pubblicità e comunicazione

L’avviso di convocazione, firmato dal presidente, deve contenere tutti gli elementi suindicati e deve essere adeguatamente comunicato ai soci e pubblicizzato. Le forme adottate devono innanzitutto rispettare le norme statutarie, per cui se lo statuto prevedesse la convocazione scritta da inviare a ciascun socio, questa è la regola da seguire per la validità della convocazione (in tal caso, salvo che lo statuto preveda comunicazioni con raccomandata a.r., la comunicazione scritta può essere validamente sostituita da mail , sms, chat di WhatsApp  e simili; la raccomandata a.r. è invece sostituibile da posta certificata PEC che per la sua validità richiede l’utilizzo di account certificato non solo da parte del mittente ma anche da parte del destinatario).

La convocazione per affissione è in linea di principio ammessa e valida (sempre che sia così prevista dallo statuto) purché ne sia garantita l’effettiva conoscibilità da parte degli associati aventi diritto di partecipare all’assemblea: il luogo di affissione deve essere accessibile e frequentato dai soci (la sede della palestra dove abitualmente si opera e non la sede legale presso l’abitazione del presidente!).

Un utile strumento – anche se non previsto dallo statuto –  è la pubblicazione sul sito dell’associazione o sul profilo/pagina Facebook o su altre piattaforme social, che può validamente ed efficacemente declinare una forma di convocazione per affissione presso la sede operativa “virtuale”. Tale strumento è inoltre particolarmente efficace non solo perché capace di raggiungere tutti i destinatari ma anche perché idoneo a dimostrare la data di pubblicazione del post e la permanenza sulla pagina o sul sito, nel rispetto dei termini previsti dallo statuto.

Anche la firma per presa visione della convocazione per affissione presso la sede, può costituire un efficace strumento ausiliario idoneo a dimostrare l’idoneità del mezzo utilizzato a raggiungere effettivamente i destinatari; con l’avvertenza che se prevista dallo statuto come specifica modalità di convocazione rischia di essere considerata alla stregua di una comunicazione personale e andrebbe quindi  prudenzialmente rivolta alla generalità degli aventi diritto a partecipare.

4. Il quarto e ultimo passo riguarda la verbalizzazione dell’assemblea

La forma è scritta ma non devono osservarsi forme particolari per la redazione e la conservazione dei verbali.

Non è richiesta la tenuta di libri sociali vidimati e in linea di principio sono validi anche i fogli mobili stampati da PC e sottoscritti dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante. Tuttavia, i contenuti e la modalità di tenuta dei verbali assembleari sono in genere oggetto di contestazione da parte dei verificatori nell’ambito delle verifiche fiscali e vanno quindi prudenzialmente adottate alcune buone pratiche, utili soprattutto a garantire e comprovare l’effettiva partecipazione degli associati e la trasparenza nella gestione.

Formule standard come “Il Presidente rilevato che l’assemblea è stata regolarmente convocata a norma di statuto e che pertanto  il numero dei presenti è sufficiente per la validità dell’assemblea in seconda convocazione dichiara l’assemblea pienamente regolare e valida e invita a discutere e deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno” non danno conto delle effettive presenze. E’ quindi opportuno integrare il verbale riportando il numero dei presenti e/o inserendo i loro nominativi e raccogliendo la loro firma di presenza in foglio separato da allegarsi al verbale.

La scarsa partecipazione – purché non sia circoscritta ai soli componenti del direttivo e ai collaboratori sportivi – non è indice di scarsa democraticità e di violazione del divieto di effettività del rapporto associativo: è però fondamentale che tutti gli aventi diritto abbiano conosciuto o siano stati messi nelle condizioni di conoscere, la convocazione dell’assemblea e siano stati posti nella condizione di parteciparvi. Di qui l’importanza della pubblicità della convocazione e della verifica del libro soci.

La redazione del verbale non richiede formule particolari ed anzi vanno evitate frasi ripetitive negli anni e stereotipate: la relazione del presidente sull’attività svolta non potrà essere sempre uguale; la trattazione dei programmi per la stagione a venire, per quanto non dettagliata trattandosi di linee generali, non può limitarsi a formule generiche del tipo “ si approva la divulgazione e la promozione delle attività sportive dilettantistiche” ma dovrà dare conto delle proposte avanzate dai soci e dal consiglio direttivo, che siano sufficientemente specifiche e concrete (quali gare e manifestazioni, quali attività formative, quali ulteriori e diverse attività e progetti rispetto all’esercizio chiuso e così via) anche in riferimento alle risorse disponibili o alla previsione di nuove iniziative ed attività che possano essere utili a finanziare le attività sportive. Si  richiama l’attenzione su tali aspetti, spesso trascurati, soprattutto alla luce degli adempimenti richiesti dal Registro Coni 2.0 : è importante infatti una adeguata programmazione delle attività da inserire nel registro (sportive, didattiche, formative) per garantire il mantenimento dell’iscrizione.

Nel corso dell’assemblea i partecipanti devono prendere visione del rendiconto economico finanziario, e di tale passaggio va dato atto nel verbale. Il rendiconto deve essere comunque adeguatamente pubblicizzato: non vi è alcun obbligo di rendere pubblico o di depositare il rendiconto; con tale espressione si intende che il bilancio e i dati in esso contenuti devono essere  messi a disposizione dei soci che non abbiano potuto o voluto partecipare all’assemblea.

Il verbale deve riportare, anche sommariamente ma con precisione,  l’illustrazione delle voci e degli importi di ricavo e spesa e le annotazioni patrimoniali per informare i soci non solo del risultato di gestione ma anche della presenza di attività (ad esempio il saldo in conto corrente, il valore delle attrezzature acquistate o l’importo di crediti da incassare) o di passività (ad esempio debiti verso fornitori, banche, soci).

Come detto non vi è alcun obbligo di tenere un registro vidimato; ma se il libro verbali viene tenuto a fogli mobili è comunque opportuno numerare progressivamente i fogli e conservarli in ordine cronologico.

ADEGUAMENTI STATUTARI ENTRO IL 3 AGOSTO 2019:  termine importante, ma non per tutti

Il Codice del Terzo Settore (D.Lg.vo n 117/17) come modificato dalle disposizioni del decreto correttivo (D.Lg.vo 105/2018) prevede all’art. 101 comma 2 che alcune categorie di enti debbano adeguare i propri statuti entro ventiquattro mesi dalla sua entrata in vigore, alle disposizioni inderogabili previste dalla riforma. Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali con Circolare n. 20 del 27/12/2018, cui si rinvia per ogni ulteriore dettaglio, ha dettato importanti precisazioni sull’applicazione della norma e sulle modalità da seguire per l’adeguamento.

L’ adempimento non riguarda gli enti non profit in generale ma coinvolge soltanto i seguenti:

• associazioni di promozione sociale (APS),
• organizzazioni di volontariato (OdV),
• Onlus
• iscritte nei rispettivi Registri prima del 3 agosto 2017 (data di entrata in vigore del Codice del Terzo Settore).

Si tratta del registro nazionale delle associazioni di promozione sociale o dei relativi  registri regionali o delle province autonome di Trento e Bolzano; dei registri regionali o delle province autonome di Trento e Bolzano delle organizzazioni di volontariato; dell’anagrafe unica delle Onlus  presso Agenzia delle Entrate.

Gli adeguamenti statutari vanno adottati entro il 3 agosto 2019  (ventiquattro mesi dall’entrata in vigore del CTS) per consentire l’applicazione delle norme previgenti ai fini e per gli effetti derivanti dall’iscrizione nei registri.

Si tratta quindi di un onere e non di un obbligo: se gli enti si adegueranno potranno continuare ad applicare in via transitoria fino alla piena operatività del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) le specifiche agevolazioni previste dalle vecchie leggi di settore, ora abrogate (L.383/2000 per le APS e L.266/91 per le OdV); ad esempio le APS potranno continuare ad applicare la norma sulla compatibilità con tutte le destinazioni d’uso urbanistiche dell’immobile utilizzato per la sede e per lo svolgimento della propria attività.

Se non si adegueranno perderanno le specifiche agevolazioni di cui oggi godono a seguito dell’iscrizione nei rispettivi registri e rimarranno enti non commerciali o enti associativi generici che a fini fiscali applicheranno le norme previste dagli artt.143 e segg. del t.u.i.r.. In particolare, sussistendone i presupposti,  potranno ancora applicare l’art.148 comma III sulla de-fiscalizzazione dei corrispettivi specifici ma solo fino alla piena operatività della riforma. La norma infatti è stata modificata dal Codice del Terzo Settore e dall’anno di imposta successivo all’istituzione del RUNTS continuerà ad applicarsi alle associazioni sportive dilettantistiche ma non alle associazioni di promozione sociale, assistenziali, culturali, di formazione extrascolastica della persona. Questi sodalizi dovranno compiere una attenta valutazione della propria struttura e della propria attività per operare una scelta consapevole: dovranno decidere se entrare a far parte del terzo settore, assumendone i relativi oneri, o se rimanerne al di fuori continuando ad operare come generico ente non commerciale ma perdendo, in tal caso, una serie di importanti agevolazioni e vantaggi.

Sono coinvolte anche le ASD con qualifica di APS?

Sì, la doppia qualifica comporta l’onere di adeguamento se lo status di APS era acquisito con l’iscrizione al registro nazionale o regionale delle associazioni di promozione sociale prima del 3 agosto 2017.

La doppia iscrizione (al Registro CONI e al nuovo RUNTS) è consentita MA la scelta di entrare nel terzo settore dovrà essere attentamente valutata caso per caso in base alla struttura e alle attività svolte in quanto, dopo la piena operatività del Registro Unico del Ts, agli enti del terzo settore non saranno più applicabili le disposizioni riservate alle sportive dilettantistiche come la L.398/91 e l’art.148 comma III t.u.i.r.  .

Come fare per le modifiche?

Sono previste tre tipologie di adeguamento:

1. a) adeguamento obbligatorio: gli statuti devono recepire le norme inderogabili previste dalla riforma del Ts, come ad esempio quelle sulla forma giuridica, sui principi generali o sull’individuazione delle attività di interesse generale. Così, per continuare nell’esempio, le aps, come previsto dall’art.35 del D.Lg.vo n.117/17 devono essere costituite da non meno di sette persone fisiche e devono avvalersi in modo prevalente dell’attività di volontariato di propri associati mentre le attività di interesse generale dovranno essere riconducibili a quelle previste dall’art. 5 del CTS;
2. b) adeguamento derogatorio : gli statuti devono espressamente contenere le eventuali clausole contrarie rispetto a quanto stabilito da norme derogabili; sono norme in genere precedute dalla formula ”se l’atto costitutivo o lo statuto non dispongono diversamente….” come ad esempio quelle sul voto per delega in assemblea e pertanto se il sodalizio intende regolare diversamente gli aspetti derogabili deve espressamente provvedere sul punto;

Per tali categorie di modifiche – a) e b) – è sufficiente la delibera di assemblea ordinaria.

1. c) adeguamento facoltativo: si tratta di adeguamento facoltativo in relazione alle norme che prevedono delle mere facoltà come ad esempio il ricorso al voto per corrispondenza o telematico o per le APS e le OdV la facoltà di utilizzare la denominazione sociale ETS.

Per queste deliberazioni – adeguamento di tipo c) –  è necessaria l’assemblea straordinaria.

La forma è quella prevista dallo statuto vigente e pertanto nella stragrande maggioranza dei casi la scrittura privata registrata; non è necessario l’atto pubblico salvo che si tratti di associazioni riconosciute come persone giuridiche.

ASI Comitato Regionale Veneto con l’ausilio di professionisti esperti del Terzo Settore mette a disposizione degli affiliati una consulenza di base sull’adeguamento degli statuti delle APS e delle ASD/APS.

AEROGENE AFFILIATA ASI PADOVA ORGANIZZA

ADEMPIMENTO DEGLI OBBLIGHI DI TRASPARENZA E PUBBLICITA’ : IL TERMINE PER LA PUBBLICAZIONE DEI DATI è IL 28 FEBBRAIO 2019

Avete ricevuto contributi pubblici nel 2018? Attenzione ai nuovi adempimenti

La Legge 4 agosto 2017 n.124 (legge annuale per il mercato e la concorrenza) prevede nuovi adempimenti che interessano anche il settore non profit, come chiarito dalla recente circolare del Ministero del Lavoro n. 2/2019.

La norma infatti non riguarda  solo le imprese ma anche  le associazioni (e quindi le ASD e le altre associazioni affiliate), le fondazioni e le onlus : questi soggetti, se nell’anno 2018 hanno ricevuto contributi, sovvenzioni incarichi retribuiti e comunque vantaggi economici di qualunque genere da parte delle pubbliche amministrazioni o da altri soggetti pubblici o equiparati, per importi superiori a € 10.000, devono pubblicare nel proprio sito web o portale digitale (o, in mancanza del sito, sulla propria pagina Facebook) entro il 28 FEBBRAIO 2019  i dati relativi al contributo ricevuto e più precisamente:

• denominazione e codice fiscale del soggetto ricevente;
• denominazione del soggetto erogante;
• somma incassata
• data di incasso
• causale

alcune precisazioni:

• l’adempimento riguarda sia i contributi in denaro sia quali in natura (ad esempio bene in comodato);
• il limite di € 10.000 si intende cumulativo  ( cioè riguarda il totale dei vantaggi pubblici ricevuti e non la singola erogazione)
• il criterio per determinare l’importo è quello di cassa (quindi le somme effettivamente incassate nel 2018 anche se di competenza di periodi diversi)
• sono incluse anche le somme percepite a titolo di cinque per mille

Le imprese e quindi le SSD assolvono a tali obblighi inserendo tali informazioni nella nota integrativa al bilancio di esercizio

FATTURAZIONE ELETTRONICA: LE NOVITA’ per gli enti non profit in regime 398

Per i contribuenti in regime di L.398/91 e quindi principalmente per le ASD/SSD permangono ancora dubbi ed incertezze sull’applicazione delle norme.

In attesa di chiarimenti da parte di Agenzia delle Entrate proviamo a dare alcune importanti indicazioni

1 – Le ASD/SSD con ricavi commerciali fino a 65.000 nell’anno precedente (2018) sono ESONERATE dalla Fattura e quindi continueranno a fare la fattura cartacea. MA non è chiaro se siano esonerate solo dalla emissione della fattura o anche dalla conservazione sostitutiva e dal ciclo passivo: prudentemente consigliamo di attivarsi per tali adempimenti che sono in ogni caso utili strumenti per una contabilità ordinata e per il rendiconto annuale. E’ sufficiente dotarsi di PEC e registrarsi al Portale Fatture e Corrispettivi. https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/aree+tematiche/fatturazione+elettronica/fatturazione+elettronica+site+area/servizi+consultazione+e+conservaz+fatture+elettroniche

Per chi non volesse procedere direttamente è disponibile presso ASI Comitato Regionale Veneto il servizio di trasmissione a mezzo intermediario abilitato: info 0498766994

n.b.:rimane invece SEMPRE l’obbligo di fatturazione elettronica della PA.

2 -Le ASD/SSD con ricavi superiori ( e quindi nella fascia 65.000 – 400.000) ai sensi dell’art. 1, comma 3, D.Lg.vo n.127/2015 come recentemente modificato  dalla legge di conversione 17/12/2018 n. 136 assicurano che la fattura sia emessa per loro conto dal cessionario o committente soggetto passivo d’imposta, ovvero per esemplificare dallo sponsor, in caso di fattura per prestazioni di sponsorizzazione: il significato di questa disposizione non è chiaro e si ipotizzano varie soluzioni applicative, dall’autofatturazione alla fattura per conto terzi fino alla possibilità comunque di emettere ugualmente la Fattura che nonostante non sia espressamente prevista (ma nemmeno espressamente vietata!) appare ad oggi quella meno problematica in attesa di auspicati chiarimenti interpretativi. Si raccomanda alle ASD/SSD che rientrano in questa fascia di approfondite con i propri consulenti le opportune modalità da adottare.

Infine, la norma  di cui davamo conto nella news precedente secondo cui  “Gli obblighi di fatturazione e registrazione relativi a contratti di sponsorizzazione e pubblicità in capo a soggetti di cui agli articoli 1 e 2 della legge 16 dicembre 1991, n. 398, nei confronti di soggetti passivi stabiliti nel territorio dello Stato, sono adempiuti dai cessionari» e che avrebbe portato ulteriori e pesanti difficoltà anche ai piccoli sodalizi sportivi (tra le quali la perdita del 50% di IVA trattenuto dalle fatture),  con la legge di bilancio 2019 (L.30/12/2018 n.145) è stata soppressa, grazie anche all’intervento in prima linea del Presidente Nazionale ASI Senatore Claudio Barbaro firmatario di apposito emendamento al senato.

Attenzione, la richiesta del codice fiscale al momento del tesseramento non è un obbligo previsto da ASI ma un obbligo previsto dal regolamento CONI, in vigore dal 1 gennaio 2019. 

ESENZIONE DALL’IMPOSTA DI BOLLO PER ASD/SSD dal 1.1.2019

La legge di bilancio 2019 (L.30/12/2018 n.145) ha esteso anche alle ASD/SSD riconosciute dal CONI l’esenzione dall’imposta di bollo in modo assoluto: pertanto a partire dal 1/1/2019 gli atti, documenti, istanze, contratti nonché copie, anche conformi, estratti, certificazioni, dichiarazioni e attestazioni poste in essere o richiesti dai sodalizi sportivi riconosciuti non saranno soggetti all’imposta di bollo.

Tanto per fare tre esempi : sono esclusi dal bollo il contratto di locazione intestato alla asd/ssd , l’estratto conto del conto corrente bancario, il verbale assembleare di modifica statutaria.

Si ritiene che siano escluse dal bollo anche le ricevute per indennità, rimborsi spese forfetari e analitici come già chiarito dalla circolare di Agenzia delle Entrate n.18E del 1/1/18 per Enti e Federazioni.

Rimane dubbio l’esonero in sede di costituzione quando il sodalizio non ha ancora conseguito il riconoscimento CONI: si auspica quindi un chiarimento per capire se l’atto costitutivo e lo statuto andranno bollati o meno.